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国際会議申請手続き Sponsorship(主催)の申請・報告手続き

「前例のある主催国際会議」と「前例のない主催国際会議」とで
手続き方法が異なりますのでご注意ください.

前例のある主催国際会議

すでに応用物理学会会計内に取り込んで運営している主催国際会議については,他の主催事業同様に,翌年度事業計画・予算,事業報告・決算と合わせて審議・承認をいたします.
以下の期限までに必要書類を国際会議申請担当()までお送りください.

申請

  • Prospectus:開催年の前年7月末までに提出

    以下の内容を含めて,英語書式で,A4用紙1〜2ページ程度で作成してください.

    • 会議の名称・略称
    • 主催・共催・協賛団体
    • 開催期間・開催場所
    • 会議ホームページURL
    • 会議の目的,性格,開催の経緯など
    • 会議計画の概要
      (a) 会議の構成(論文数,セッション数), (b) 主要題目, (c) 日程表,
      (d) 会議使用言語, (e) 参加予定国, (f) 参加予定者数,
      (g) 会議プロシーディングズ出版の有無,出版元
    • その他
      (a) 組織委員会・実行委員会の構成, (b) 連絡責任者, (c) 募金団体
  • Financial Report (Budget):開催年の前年9月末までに提出

報告

  • Conference Summary Report:開催年の12月末までに提出

    以下の内容を含めて,英語書式で,A4用紙1〜2ページ程度で作成してください.

    • 会議の名称(英文名,略称)
    • 主催・共催・協賛団体
    • 開催期間・開催場所
    • 日程表
    • 投稿論文数・参加者数
    • その他(総括など) 写真を入れていただいても結構です.
  • Financial Report (Actual):開催年の12月末までに提出

    申請時に提出いただいた Financial Report Form の Actual(決算)の部分に記入のうえ提出してください.

前例のない主催国際会議

これまで応用物理学会会計外で運営していた国際会議については,応用物理学会への財産承継手続きも必要となります.
申請書類の提出前に国際会議申請担当()にお問合せください.

承認基準

以下の基準に基づいて審議を行いますので,申請書作成の際はご留意ください.

  • 会議参加費と懇親会費は分けて徴収することを原則とする.
  • 参加費については,応用物理学会会員価格の設定が望ましい.
  • 懇親会(バンケット,エクスカーションなど会議プログラムに掲載されるもの)の費用は会議総予算の概ね20%以下を原則とする.

申請

1. 提出書類

提出書類 記入例 [PDF]

以下の3点すべてをご提出ください.

  • Conference Application Form
  • Financial Report Form (Budget)
  • Prospectus

    以下の内容を含めて,英語書式で,A4用紙1〜2ページ程度で作成してください.

    • 会議の名称(英文名,略称)
    • 主催・共催・協賛団体
    • 開催期間・開催場所
    • 会議ホームページURL
    • 会議の目的,性格,開催の経緯など
    • 会議計画の概要
      (a) 会議の構成(論文数,セッション数), (b) 主要題目, (c) 日程表,
      (d) 会議使用言語, (e) 参加予定国, (f) 参加予定者数,
      (g) 会議プロシーディングズ出版の有無,出版元
    • その他
      (a) 組織委員会・実行委員会の構成, (b) 連絡責任者, (c) 募金団体

2. 提出締切

前例のない国際会議のSponsorship(主催)の申請承認は年3回行います.
下記の提出期限までに,メールにて申請書類を提出してください.

提出締切日理事会審議日
第1回3月31日5月中旬
第2回7月31日10月中旬
第3回11月30日2月中旬

3. 提出先

応用物理学会 国際会議申請係
E-mail:
TEL: 03-3828-7721

報告手続き

すでに応用物理学会会計内に取り込んだ主催国際会議については,他の主催事業同様に,事業報告・決算と合わせて審議・承認をいたします.
以下の期限までに必要書類を国際会議申請担当()までお送りください.

報告

  • Conference Summary Report:開催年の12月末までに提出

    以下の内容を含めて,英語書式で,A4用紙1〜2ページ程度で作成してください.

    • 会議の名称(英文名,略称)
    • 主催・共催・協賛団体
    • 開催期間・開催場所
    • 日程表
    • 投稿論文数・参加者数
    • その他(総括など) 写真を入れていただいても結構です.
  • Financial Report (Actual):開催年の12月末までに提出

    申請時に提出いただいた Financial Report Form の Actual(決算)の部分に記入のうえ提出してください.

応用物理学会たよりの配信

Sponsorship(主催),Co-sponsorship(共催)の国際会議は,会員向け情報発信メール「応用物理学会たより」で案内を配信することができます(各会議1回まで).配信をご希望の場合は,文案とともに下記までご連絡ください.文案はできるだけ簡潔に要点をまとめ,詳細情報はURL表示にしてください.

応用物理学会 国際会議申請係
E-mail:

機関誌「応用物理」ぶらっくぼーど(ウェブ版)への掲載

Sponsorship(主催),Co-sponsorship(共催)の会議報告記事は「応用物理」ぶらっくぼーど(ウェブ版)に無料で掲載することができます.
掲載を希望される方は,応用物理学会 機関誌編集部までお問い合わせください.

応用物理学会 機関誌編集部
E-mail:
TEL: 03-3828-7726