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国際会議申請手続き Co-sponsorship(共催)の申請・報告手続き

応用物理学会内組織(支部,分科会等)への共催依頼について

応用物理学会内組織(支部,分科会,研究会,新領域グループ)への共催依頼につきましても,応用物理学会本体への申請が必要となります.
事前に該当組織への了承を得たうえで,申請書の提出をお願いいたします.
該当組織の担当者がわからない場合には,申請書提出時に該当組織名をお知らせいただければ,事務局より連絡させていただきます.

承認基準

以下の基準に基づいて審議を行いますので,申請書作成の際はご留意ください.

  • 会議参加費と懇親会費は分けて徴収することを原則とする.
  • 会員価格等,参加費等に段階を設ける場合は,応用物理学会会員の優遇も設けることが望ましい.
  • 懇親会(バンケット,エクスカーションなど会議プログラムに掲載されるもの)の費用は会議総予算の概ね20%以下を原則とする.

申請手続き

1. 提出書類

提出書類 記入例 [PDF]

以下の3点すべてをご提出ください.

  • Conference Application Form
  • Financial Report Form (Budget)
  • Prospectus(英語・自由書式)
    以下の内容を含めて,A4用紙1〜2ページ程度で作成してください.
    • 会議の名称(英文名,略称)
    • 主催・共催・協賛団体
    • 開催期間・開催場所
    • 会議ホームページURL
    • 会議の目的,性格,開催の経緯など
    • 会議計画の概要
      (a) 会議の構成(論文数,セッション数),(b) 主要題目,(c) 日程表,(d) 会議使用言語,(e) 参加予定国,(f) 参加予定者数,(g) 会議プロシーディングズ出版の有無,出版元
    • その他
      (a) 組織委員会・実行委員会の構成,(b) 連絡責任者,(c) 募金団体
  • MOU
    締結者名(黄色網掛け部分)のみご記入をお願い致します.青色網掛け部分については,当学会事務局にて記入いたします.申請時には署名は不要です.
    Co-sponsorship承認後に,締結日を入れて,署名を依頼いたします.

2. 提出締切

Sponsorship(主催),Co-sponsorship(共催)の申請承認は年3回行います.
下記の提出期限までにメールにて申請書類を提出してください.

提出締切日理事会審議日
第1回3月31日5月中旬
第2回7月31日10月中旬
第3回11月30日2月中旬

3. 提出先

応用物理学会 国際会議申請係
E-mail:
TEL: 03-3828-7721

4. 応用物理学会たよりの配信

Sponsorship(主催),Co-sponsorship(共催)の国際会議は,会員向け情報発信メール「応用物理学会たより」で案内を配信することができます(各会議1回まで).配信をご希望の場合は,文案とともに下記までご連絡ください.文案はできるだけ簡潔に要点をまとめ,詳細情報はURL表示にしてください.

応用物理学会 国際会議申請係
E-mail:

報告手続き

1. 提出書類

  • Conference Report Form
  • Financial Report Form (Actual)
    申請時に提出いただいた Financial Report Form の Actual(決算)の部分に
    記入のうえ提出してください.
  • Conference Summary Report(英語・自由書式)
    以下の内容を含めて,A4用紙1〜2ページ程度で作成してください.
    • 会議の名称(英文名,略称)
    • 主催・共催・協賛団体
    • 開催期間・開催場所
    • 日程表
    • 投稿論文数・参加者数
    • その他(総括など) 写真を入れていただいても結構です.

2. 提出締切

会議終了後6か月以内に提出をお願いいたします.提出後,理事会にて報告をさせていただきます.

3. 提出先

応用物理学会 国際会議申請係
E-mail:
TEL: 03-3828-7721

4. 機関誌「応用物理」ぶらっくぼーど(ウェブ版)への掲載

Sponsorship(主催),Co-sponsorship(共催)の会議報告記事は「応用物理」ぶらっくぼーど(ウェブ版)に無料で掲載することができます.
掲載を希望される方は,応用物理学会 機関誌編集部までお問い合わせください.

応用物理学会 機関誌編集部
E-mail:
TEL: 03-3828-7726